LPM PRIMA, FISIP - BPM FISIP UNEJ menggelar forum diskusi pada Rabu, 04 Oktober 2023 di Pendopo FISIP Universitas Jember, diiringi dengan kehadiran kalangan mahasiswa umum dan delegasi Ormawa untuk melek tentang kondisi dan alur birokrasi kampus.
Forum berjalan dengan isu menarik, diangkat dalam tema “Optimalisasi Alur Birokrasi Dalam Manajemen Fakultas: Tantangan dan Solusi”. Kemudian pembawaan muatan materi disampaikan oleh Pemateri I, Riska Hasanah - selaku Mahasiswa Program Magister Ilmu Administrasi FISIP 2023, serta disusul oleh pemateri II yakni Lutfi - Demisioner Ketua BPM FISIP UNEJ 2019.
Isu yang diangkat berkaitan dengan kondisi layanan birokrasi FISIP hari ini, dinilai masih belum ideal dari segi alur dan manajemen SOP yang sudah ada. Kondisi ideal tersebut mengarahkan pada kinerja sistem birokrasi dengan efektif dan efisien. Namun, FISIP sering menuai masalah dalam layanan birokrasinya belum maksimal, sehingga mendapati mahasiswa sering mengeluh dengan kualitas layanan yang tidak ideal dan menyulitkan.
A’raaf – Ketua BPM FISIP mengatakan, sebagai perwakilan dari pihak penyelenggara pada aspek tujuan dan indikator keberhasilan keberlangsungan acara.
“Tujuan dari penyelenggaraan acara diskusi malam ini adalah memberikan pengetahuan, serta menambah pemahaman mahasiswa, ormawa, serta ukm yang ada di FISIP terkait alur birokrasi yang ideal. Dengan harapan dapat terbentuknya birokrasi ideal di FISIP, sebab BPM juga memiliki fungsi aspirasi dari mahasiswa, ormawa dan ukm yang ada di FISIP dengan, acara ini terbuka untuk mahasiswa fisip dan minimal 3 orang dari setiap ormawa, serta ukm sebagai indikator keberhasilan keberlangsungan acara kami,” ujarnya.
Menurut A’raaf, BPM telah berusaha sesuai kapasitas yang dimiliki. Dengan terselenggaranya acara ini dapat menjadi langkah awal dari perbaikan alur birokrasi di FISIP.
“Acara ini pasti membawa perubahan sekecil apapun, baik perubahan pada sektor birokrasi sesuai dengan yang diharapkan atau perubahan perspektif seperti bertambahnya pemahaman mahasiswa terhadap alur birokrasi yang ada di FISIP selama beberapa waktu,” kata A’raaf.
Forum diskusi berlangsung dengan muatan yang disampaikan oleh pemateri I. Muatan materi yang disampaikan seputar membaca kesenjangan dan kondisi ideal per hari ini dengan elemen-elemen yang terlibat didalamnya, birokrasi ideal, unsur birokrasi, dan nilai demokratis – humanis.
“Pandangan birokrasi ideal sebenarnya relatif, kita tidak bisa terpaku hanya pada satu teori tetapi juga harus benar-benar memahami substansi dan juga realitas yang terjadi disekitar kita. Jadi penekanannya adalah pada substansi untuk apa birokrasi itu diadakan? Untuk apa di implementasikan? Dan untuk siapa? Kemudian untuk mengukur keidealannya dapat diukur dari bagaimana berjalannya fungsi-fungsi dalam sistem birokrasi itu secara normal dan berkesinambungan, maksud normal disini sesuai dengan peran dan fungsi idealnya yang sesungguhnya dan bisa dipertanggung jawabkan, sementara orientasinya adalah untuk kebermanfaatan objek bagi birokrasi itu sendiri, objeknya siapa? Kalau di dalam pemerintahan yaitu masyarakat, jika di institusi pendidikan ya mahasiswa. Kemudian, untuk mencapai kata ideal itu tadi birokrasi juga harus disertai dengan nilai-nilai demoratis dan humanis dalam pengimplementasiannya,” ujar Riska Hasanah.
Dengan itu, menyadarkan bagi kita sebagai mahasiswa sifatnya wajib untuk mengetahui dan mengungkap akar permasalahan terkait birokrasi.
“Teman-teman harus memiliki kepekaan sosial yang tinggi, fungsinya untuk apa? Agar bisa membaca persoalan dan kesenjangan yang terjadi di lingkungan sekitar kita itu lebih detail dan tajam, di sini yang menjadi sasaran adalah permasalahan terkait birokrasi. Jadi, sebelum kita menginventaris masalah birokrasi kita harus lebih dahulu peka dan memiliki pembacaan yang tajam atas realitas kesenjangan yang terjadi di lingkungan sekitar kita. Kemudian kira-kira masalah birokrasi itu apa aja sih? Jadi, diinvetarisir dan dibedah satu-satu dijadikan alternatif-alternatif pilihan terkait permasalahan mana terkait birokrasi yang paling menonjol, sehingga membutuhkan pembahasan lebih lanjut dan digali secara detail akan akar permasalahannya. Lalu, untuk mengungkap akar permasalahannya teman-teman bisa membandingkan dan melakukan penilaian atas berjalannya fungsi masing-masing elemen yang ada dalam birokrasi, entah itu para birokratnya atau objek dilayani yang bermasalah. Jadi sepenuhnya pelaksana birokrasi menjadi penyebab utama munculnya masalah dalam pelakasanaan tata sistem birokrasi, bisa jadi objeknya yang mengalami misS komunikasi sehingga, elemen itu perlu diilai sepenuhnya dan dibedah satu-satu sampai menemukan akar permasalahan. Dengan melakukan pembacaan itu teman-teman bisa tahu detail permasalahan dan akarnya ada dimana yang harus dibenahi. Untuk alternatif lainnya pada penggunaan teori yang sudah ada karena munculnya teori pasti melalui proses ilmiah, ada data-data, ada fakta-fakta,dan ada temuan lapang yang kemudian suatu teori yang dapat diadopsi untuk menyelesaikan permasalahan dalam konteks birokrasi hari ini,” tambahan Riska Hasanah.
Muatan Pemateri II, mengangkat tentang konsepsi ideal terkait sistem dan SDM pada tata kelola birokrasi, harus saling mendukung antar kedua komponen tersebut guna memastikan pelayanan yang dilakukan berjalan dengan baik.
“Sistem birokrasi dan juga SDM itu harus saling mendukung, artinya kembali lagi kepada pernyataan bahwasanya dibalik sistem yang kuat maka disitu orang jahat akan bisa berperilaku baik. Dan juga dibalik sistem yang lemah, maka orang baik akan menjadi orang jahat. Artinya apa? Ketika sistem itu sudah bagus dan sistem itu sudah kuat, maka harus juga didukung dengan SDM yang juga mumpuni, SDM harus profesional dan mampu berperilaku sesuai porsi yang sudah ditentukan. Percuma, ketika sistem itu bagus tapi orang-orang yang ada di dalam sistem tidak bisa menjalankan tugasnya secara profesional dan sesuai porsinya. Maka, disitu akan terjadi suatu persoalan terkait sistem yang sudah dibuat, begitupun sebaliknya ketika SDM bagus tapi sistemnya kurang bagus, maka disitu akan terjadi pelayanan yang tidak efektif. Semisal, ketika orang-orang yang ada disistem sudah mengerjakan tugas dengan profesional dan sesuai porsinya, efektif. Misal jika birokrasi harusnya satu pintu menjadi lima pintu, nah itu kurang baik. Jadi, intinya sistem dan SDM atau orang-orang yang ada didalamnya sangat berkesinambungan dan harus saling mendukung. Ketika sistem dan SDM sudah baik dan berjalan seharusnya, maka dapat dipastikan pelayanan itu berjalan dengan baik," ujar Lutfi – Demisioner Ketua BPM FISIP UNEJ periode 2019.
Hadirnya forum diskusi yang diselenggarakan BPM FISIP, mendapat perhatian oleh Dwija –selaku Ketua BEM FISIP periode saat ini, yakni pada dampak dan gerakan isu-isu strategis yang berada di fakultas kebanggan kita.
“Jadi memang menjadi keresahan bersama yang akhirnya bisa diangkat dalam topik diskusi ini, sehingga yang diharapkan dampaknya itu sebagai kita seorang mahasiswa melek akan keadaan birokrasi yang ada di fakultas kita ini. Sehingga, pembahasan perihal birokrasi ataupun isu yang strategis lainnya itu tidak hanya berhenti di ruang diskusi, namun ada tindak lajut yang lain entah itu bisa berupa kajian atau pun sarasehan dan audiensi dengan pihak-pihak terkait yang intinya menyelesaikan permasalahan yang menjadi keresahan mahasiswa-mahasiswa di FISIP,” ungkapnya.
Sebagai mahasiswa FISIP merasakan permasalahan layanan birokrasi yang menyulitkan bagi mahasiswa, salah satunya menyoal Standar Operasional Prosedur (SOP) yang selama ini dinilai tidak memberikan manfaat dan cenderung merugikan mahasiswa.
“Per hari ini dengan kondisi faktualnya, banyak sekali mahasiswa-mahasiswi itu yang kebingungan ataupun merasa kesulitan mengenai alur birokrasi dalam proses pengajuan administrasi sesuai dengan kebutuhan dari mahasiswa itu sendiri. Jadi, memang tidak adanya informasi ataupun transparansi perihal kegiatan-kegiatan administrasi ini cukup menyulitkan bagi mahasiswa dalam hal administrasi di fakultas,” kata Dwija.
Disamping itu, forum diskusi berlangsung dengan keikutsertaan mahasiwa FISIP dan dari berbagai elemen UKM, serta Ormawa yang muncul dari motif kesadaran pada kepedulian terkait kondisi birokrasi FISIP hari ini.
“Sebagai peserta diskusi kali ini, masih pada taraf peserta yang hadir dibangkitkan oleh kepedulian birokrasi, terkait gerakan ini berhenti atau tidak jika berkaca pada tahun lalu kan aksi nyatanya belum diketahui oleh seluruh mahasiswa FISIP. Jadi, menurut saya ini masih mengambang untuk ada gerakan atau tidak. Karena, birokrasi yang ada di FISIP itu relatif sulit yang memang sifatnya subjektif dan ketika ada mahasiswa yang dikenal oleh pejabat di FISIP itu pasti cepat prosesnya, berangkat dari pengalaman kita pada waktu itu sudah mengenal mereka dan sebaliknya, kemudian cepat-cepat dibuat. Juga, mendapati cerita teman-teman meskipun sudah di follow-up sampai hari ini suratnya juga belum keluar maka ini dianggap merugikan jika hanya bersifat subjektif dari pihak dekanat ataupun pihak fakultas kepada mahasiswa,” ujar Fika – Ketua Himpunan Mahasiswa Ilmu Kesejahteraan Sosial (Himakes).
Adapun kekurangan dan kelebihan dari forum diskusi yang diselenggarakan oleh BPM sebagai lembaga pengawalan aspirasi yang memiliki fungsi pengawasan, budgeting dan birokrasi.
“Kekurangannya pada partisipasi dari seluruh UKM dan Ormawa yang ada di FISIP itu belum begitu penuh dan juga dalam penyuaraan dalam istilahnya sharing gitu, karena memang isu ini sudah sangat klasik. Jadi, menurut saya mahasiswa itu ataupun UKM dan Ormawa lebih menunggu mau ada gerakan apa, yang arahnya ngomongkan birokrasi sulit tapi tidak ada aksi selanjutnya. Kalau kelebihannya buat yang datang, pasti merasa tercerahkan yang kemudian merasa ada sedikit informasi barangkali itu suatu berlian seperti tadi ada SOP, tapi itu tidak digaungkan atau tidak begitu disosialisasikan kepada mahasiswa. Sehingga, sejauh ini sepengalaman saya terkait birokrasi hanya bersifat subjektif saja menuai perbedaan. Maka, kelebihannya agenda ini ada informasi yang berguna untuk mahasiswa FISIP dengan harapan suatu bentuk dari hasil kegiatan diskusi ini secara nyata dalam bentuk aksi,” ujar Fika.
Keresahan yang muncul akibat tata kelola sistem birokrasi yang dinilai tidak ideal oleh mahasiwa FISIP sendiri, mengharuskan BPM segera mengambil tindakan pada rencana lapang berupa aksi nyata, selain agenda diskusi yang diselenggarakan.
“Terdapat langkah yang BPM rencanakan untuk menindaklanjuti diskusi malam ini. BPM akan mengkaji SOP yang telah ada. Apabila sesuai, maka BPM akan mencetak SOP yang ada dan menempel di mading-mading FISIP. Namun, apabila dinilai belum sesuai, akan dilakukan langkah lain untuk menghasilkan SOP yang jelas dan sistematis,” kata A’raaf.
Penulis : Muhammad Farhan (MF)
Editor : Tim Redaksi LPM Prima FISIP